第一步：在政府采购与招投标管理中心（下称“招标中心”）主页“资料下载”栏下载《中山大学服务项目采购资料交接登记表》（下称《登记表》）。
第二步：按《登记表》要求，准备启动采购“必须提供”的三项资料：
1、经费及落实情况说明，
2、用户需求书（即采购需求），
3、合同模板（须使用经政策法规处审订的模版，若未经审订请先通过OA系统报审）；
同时根据项目实际情况提供属于 “选择提供”的资料（评分表、政府采购计划填报表等）。
第三步：将《登记表》及所附资料通过OA系统提交职能主管部门审核，职能主管部门在OA系统上出具审批意见，获得审批的资料流转至招标中心。（上述纸质材料及OA系统的审批意见需完整打印提供给招标中心归档为学校档案资料）
第四步：招标中心收到审批通过的资料后，由相关项目经办人员与用户沟通确定采购方式后启动采购。
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若同时申请服务项目单一来源采购，增补流程如下：
1、在上述采购流程第二步，同时在招标中心主页“资料下载”栏下载《中山大学服务采购项目非公开招标方式采购申请表》（下称《申请表》），填写第一页的申请理由栏（必须结合第四页的适用情形完整陈述单一供应商才能提供服务的理由，并提供供应商的详细联系方式）及第三页的市场调查情况表。
2、打印《申请表》第一页（用户及单位主管领导签字并盖章）及第三页（调研人员签名），扫描或拍照上传OA系统（原件需提交至招标中心归档）。
3、在上述采购流程第三步，同时在OA系统上提交《申请表》，职能主管部门对项目启动采购资料及单一来源采购方式进行审批，职能主管部门对项目材料提出修订意见的，用户单位需重新提交修订版材料，获得职能主管部门确认后，再流转至招标中心审核（OA系统主送招标中心、抄送职能主管部门，合同模版未经审订的项目还需同时抄送政策法规处）。
4、招标中心对经过职能主管部门审批的OA系统申请进行审核和报批，通常按如下情形执行：①对资料齐全、有充足理由且项目金额100万元以下的单一来源采购申请，可建议由用户组织三人或以上单数人数的谈判小组与供应商自行谈判后结果报备，获主管校领导批准后，由招标中心相关经办人员提供谈判表格给用户；②对资料齐全、有充足理由且项目金额100万至200万元的单一来源采购申请，招标中心不做自行谈判建议，获主管校领导批准后，由招标中心制作采购文件并邀请供应商进行谈判。
